2025 年度の「人手不足倒産」は過去最多の 442 件を記録し、中途人材を「採用したいができていない」と回答する中小企業は 55.4% に達しました。一方で、専用の採用管理システム(ATS)を契約しようとすると、最も普及している sonar ATS by HRMOS で月額 22,000 円から、HRMOS 採用は完全に「要問い合わせ」── つまり中小企業は「採用効率化に金を払う余裕がない/が、Excel と紙では応募者の管理が回らない」という板挟みに陥っています。
本記事は、その板挟みを Lark Base × Lark フォーム × Lark Workflow の 3 点で内製化し、月 30 件規模(中小企業の現実的な応募件数レンジ)の採用管理を、専用 ATS を契約せずに回すための実装テンプレートをまとめたものです。Lark Pro プラン (¥1,420/u/月・税抜・年払い)の中に Base / Forms / Workflow / カレンダー / メッセージ がすべて含まれているため、新規追加コストはゼロ。すでに Lark を社内 IM やドキュメントに使っているなら、採用管理は「テーブルを 5 つ作るだけ」で動き始めます。
採用管理の Lark Base 内製、60 分のオンライン無料ヒアリングで設計します
「今は媒体の管理画面と Excel と Gmail で回しているが、応募者を取りこぼしている気がする」「ATS は高いが、面接日程の調整に毎週 5 時間使っている」── 御社の月間応募件数と選考フローをお聞きした上で、Lark Base で組み直したときのテーブル設計とコスト試算をその場で提示します。営業電話は一切ありません。
この記事でわかること
- ATS を「買う」か「作る」かの分水嶺 ── 月間応募件数別の判断基準 (30 件 / 50 件 / 100 件)
- 主要 ATS の月額レンジ ── sonar ATS by HRMOS / HRMOS 採用 / HERP Hire の公式公開価格を 1 つの表に
- Lark Base ATS の 5 テーブル設計 ── 求人・応募者・選考ステージ・面接スロット・評価ログの最小構成
- 90 日構築ロードマップ ── テーブル設計から媒体貼付・Workflow 自動化・KPI 可視化までの逆算スケジュール
- 3 年 TCO 試算 ── 専用 ATS と Lark Base 内製の総コストを 30 名規模で並列比較
目次
- 結論 ── 月 30 件以下なら Lark Base で作ったほうが速い
- 1. なぜ今中小企業に採用管理が必要か ── 3 つの数字
- 2. 専用 ATS の市場と価格レンジ ── 公式公開価格で比較
- 3. Lark Base × Forms × Workflow で組む採用基盤の全体像
- 4. 月 30 件規模の実装テンプレート ── 5 テーブル設計
- 5. 90 日構築ロードマップ ── テーブル設計から KPI 可視化まで
- 6. 3 年 TCO 比較 ── 専用 ATS vs Lark Base (30 名規模)
- 7. 自社 EC 事例 240h → 24h の原則を採用に転用する
- 8. 失敗パターン 5 つと予防策
- 9. よくある質問
- まとめ ── 採用管理は「作る」が中小企業の現実解
結論 ── 月 30 件以下なら Lark Base で作ったほうが速い
ATS を「買う」か「作る」かは、月間応募件数で機械的に判断できます。採用担当の慣れや社内 IT スキルではなく、件数の多寡が「専用ツールの管理画面に張り付くべき時間」を決定的に分けるからです。下の早見表で自社の位置を確認し、本記事のどのセクションを重点的に読むかを決めてください。
| 月間応募件数 | 推奨アプローチ | 想定コスト/月 | 構築期間 |
|---|---|---|---|
| ~ 30 件 | Lark Base で内製 (本記事のテンプレ) | 既存 Lark Pro 内に収まる(追加 0 円) | 90 日 |
| 30 ~ 100 件 | Lark Base 拡張 or 安価 ATS | ¥0 ~ ¥22,000 | 60 ~ 120 日 |
| 100 件 ~ | 専用 ATS (HRMOS / HERP) に投資 | ¥30,000 ~ ¥100,000 | 30 ~ 60 日(導入支援込) |
多くの中小企業が見落としているのは 「100 件未満なら ATS の管理画面に張り付く時間より、Lark Base のテーブルを設計して運用する時間のほうが短い」という事実です。専用 ATS は媒体連携や AI スクリーニングが強力ですが、応募が月 10 ~ 30 件であれば、その機能を使い切る前に契約料金がリターンを上回ります。本記事は「30 件以下」のレンジを中心に書きますが、50 件前後で迷っている場合は「7 章: 自社 EC 事例 240h → 24h の原則」も合わせて読むと判断しやすくなります。
1. なぜ今中小企業に採用管理が必要か ── 3 つの数字
「うちは応募が少ないから Excel で十分」── そう思っている経営者ほど、実は採用効率の悪化で 事業継続のリスクを抱えています。中小企業の採用環境を 3 つの公的データで確認します。
1-1. 人手不足倒産が過去最多 442 件 ── 2025 年度
株式会社フォーバルが 2025 年度第 4 回 中小企業経営実態調査として公表した数字によれば、2025 年度の「人手不足倒産」は 442 件と過去最多を記録しました(フォーバル プレスリリース 2026 年確認)。倒産にまで至らなくても、求人を出しても応募が来ない、応募が来ても面接に来ない、面接に来ても辞退する ── という負のサイクルで売上機会を逃している企業は、その何十倍存在します。
1-2. 中途人材 採用困難率 55.4% ── 半数以上が「採用したいができていない」
同調査によれば、中途人材について「採用したいができていない」と答えた中小企業は 55.4%。新卒採用は 43.4% が「採用するつもりはない」、外国人人材は 66.0% が「採用するつもりはない」と回答しており、人手不足の中にあっても、教育コストや受入体制への懸念で 即戦力以外の採用には極めて慎重になっている構図が見えます。
つまり、中小企業の採用は「数を集めて選ぶ」モードではなく、「来た応募者を 1 件も取りこぼさず、判断スピードで他社を出し抜く」モードに完全に移行しています。応募から面接設定までが 1 週間遅れれば、その候補者は別の会社の内定を承諾しているのが現実です。
1-3. 人材確保が「最重視経営課題」 ── 中小企業庁 2025 年版白書
中小企業庁「2025 年版 中小企業白書・小規模企業白書の概要」(2025 年 7 月)は、中規模企業・小規模事業者の双方で 「人材確保」が最重視の経営課題と回答する割合が最も高いと整理しています。にもかかわらず、採用業務に専用ツールを入れる中小企業は依然として少数派で、Excel + Gmail + 媒体管理画面の併用で乗り切ろうとする企業が多い。本記事の前提です。
2. 専用 ATS の市場と価格レンジ ── 公式公開価格で比較
「専用 ATS は高い」という印象は本当か。代表的な 3 サービスの 公式公開価格を 2026 年 5 ~ 6 月時点で再確認し、整理しました。料金は変動しますので、最終決定の前には必ず各社公式に再確認してください。
| サービス | 月額(税抜) | 初期費用 | 特徴 |
|---|---|---|---|
| sonar ATS by HRMOS | ¥22,000 ~ | ¥0 | 新卒中途一括、ノーコードフロー設計、500 名以下は新プラン最大 60% OFF キャンペーン |
| HRMOS 採用 | 要問い合わせ | ¥0(公式記載) | レポート機能でデータ採用、第三者ヒアリング情報では月額 10 万円前後の導入例あり |
| HERP Hire | 要問い合わせ | 要問い合わせ | スクラム採用支援、20 媒体超の自動取り込み |
注目すべきは、最安価の sonar ATS でも年間 26.4 万円から(¥22,000 × 12 か月)かかる点です。30 名規模の中小企業にとっては、Lark Pro の年額 51 万円(¥1,420 × 30 名 × 12 か月)に対して採用専用にもう 26 万円を別途投資することになる。応募が月 30 件以下の場合、この投資は回収しにくいのが本記事の出発点です。
なお、上記 3 社はいずれも採用業務の AI スクリーニング、媒体連携、面接調整などで先進機能を持っており、月 100 件以上の応募がある企業や、応募データを継続的に分析して採用戦略を磨きたい企業には依然として有力な選択肢です。本記事は「専用 ATS が悪い」と主張するものではなく、応募件数のレンジに応じて Lark Base 内製と専用 ATS を使い分けるのが正解だ、というスタンスです。
自社の応募件数で「買うか作るか」を診断します
月間応募件数 / 選考ステージ数 / 採用担当の Lark 習熟度 ── 3 つを聞くだけで、Lark Base 内製と専用 ATS のどちらが御社にとって TCO が低いか、その場で試算してお返しします。
3. Lark Base × Forms × Workflow で組む採用基盤の全体像
Lark Base 内製採用管理の核心は、「3 つの Lark 標準機能の組み合わせだけで、専用 ATS の主要機能を再現する」という点にあります。追加のサードパーティアプリも、外部 API 連携も不要です。
- Lark フォーム(Lark Base のフォームビュー or 単体 Lark フォーム) ── Base のフォームビュー公式ヘルプ。応募者が Lark アカウントなしで回答可能、匿名オプションあり、SNS / メール / 自社サイトに URL を貼るだけで受付開始。回答は Base レコードとして自動蓄積。
- Lark Workflow(オートメーション) ── 新規レコード作成・フィールド更新・スケジュール時刻 をトリガーに、Lark メッセージ送信・Lark メール送信・タスク作成・条件分岐 などを実行。応募受付直後の自動返信、面接前日のリマインド、内定後の入社書類督促などを 1 つのワークフローで完結。
- Lark Base ダッシュボード ── テーブルから直接、媒体別応募数 / ステージ別滞留日数 / 内定承諾率 などのチャートを生成。Excel に転記してピボットを作る作業が不要に。
これに Lark カレンダー(面接日程の自動ブロック) と Lark メッセージ(担当者間の即時連絡) を組み合わせれば、応募から内定までの全フローが 1 アプリ内で完結します。媒体管理画面と Excel と Gmail を行き来する時間が消える、というのが定量的な効果です。
4. 月 30 件規模の実装テンプレート ── 5 テーブル設計
Lark Base に最初に作るべきは「求人」「応募者」「選考ステージログ」「面接スロット」「評価ログ」の 5 テーブルです。テーブルを増やすほど運用が複雑化するため、最初は意図的にこの 5 つに絞り込みます。
| テーブル名 | 主要フィールド(最小) | 役割 |
|---|---|---|
| jobs (求人) | job_id / 求人名 / 部門 / 採用責任者 / 公開状態 / 媒体 URL | どの求人に誰が応募してきたかを集計する基点 |
| candidates (応募者) | candidate_id / 氏名 / 連絡先 / 応募媒体 / 求人 (jobs リンク) / 現ステージ / 担当者 | フォーム受付の主たる出力先、選考中の中心テーブル |
| stages_log (選考ステージログ) | log_id / candidate (candidates リンク) / ステージ / 入った日時 / 出た日時 / 滞留日数 | 各候補者が各ステージで何日滞在したかを記録、KPI 用 |
| interview_slots (面接スロット) | slot_id / 日時 / 面接官 / 候補者 (candidates リンク) / 形式(対面/オンライン) / ステータス | 面接日程を Base 側に持ち、カレンダーと双方向同期 |
| evaluations (評価ログ) | eval_id / 候補者 / 評価者 / 評価日 / 5 段階スコア / コメント | 複数面接官の評価を集約、最終判定の根拠 |
4-1. 応募フォームと candidates テーブルのマッピング
応募フォームは、candidates テーブルに フォームビューとして作るのが最も簡単です。質問項目を「氏名 / メール / 電話 / 希望職種 (jobs テーブルへのリンク) / 履歴書 (添付) / 自己 PR」の 6 項目に絞り、それ以上は面接で聞きます。フォーム上の質問が増えるほど離脱率が上がるのが応募導線の鉄則。
フォーム URL は媒体側の応募受付フォームに 媒体パラメータ付きで貼り分ける(例: ?source=indeed、?source=wantedly)。Workflow 側で URL パラメータを candidates.応募媒体 にマッピングすれば、媒体別 ROI が自動的に集計されます。
4-2. 最低限作るべき 3 つの Workflow
- WF-1: 応募受付の自動返信 ── candidates に新規レコードが作成されたら、応募者の登録メールアドレスに自動返信。「○日以内にご連絡します」のテンプレを送信し、社内採用責任者 (jobs.採用責任者) に Lark メッセージで通知。
- WF-2: 選考ステージ滞留アラート ── stages_log の「入った日時」から 5 日経過しても次のステージに進んでいない候補者がいたら、担当者に Lark メッセージで督促。応募者の取りこぼし防止。
- WF-3: 面接前日のリマインド ── interview_slots の前日 17:00 に、候補者にメール、面接官に Lark メッセージで日時とオンライン URL を再送。「面接当日連絡つかない」事故をゼロに。
この 3 つの Workflow を回すだけで、専用 ATS の代表機能の 体感 70 ~ 80% がカバーできます。残りの 20 ~ 30% (AI スクリーニング・媒体自動取り込み・離職予測) を本当に使い切れるかは、応募件数次第です。
5. 90 日構築ロードマップ ── テーブル設計から KPI 可視化まで
90 日を 4 つのフェーズに分割し、各フェーズで完了させる成果物を逆算します。中小企業の場合、採用担当が他業務と兼務しているケースが多いため、現実的に動かせるペースを置いています。
| フェーズ | 期間 | 主要タスク | 完了基準 |
|---|---|---|---|
| Phase 0: 設計 | Day 1 ~ 7 | 5 テーブル設計、選考ステージ定義(書類→1 次→最終 等)、媒体 URL 整理 | Base スキーマ完成、テスト応募 1 件投入 |
| Phase 1: フォーム公開 | Day 8 ~ 21 | フォームビュー公開、媒体管理画面に URL 貼付、自動返信 WF-1 稼働 | Indeed / Wantedly / 自社サイトから応募受付開始 |
| Phase 2: 自動化 | Day 22 ~ 45 | WF-2 (滞留アラート)、WF-3 (面接前日リマインド)、カレンダー双方向同期 | 担当者の手作業がフォーム回答内容の確認と評価入力のみに |
| Phase 3: 可視化 | Day 46 ~ 90 | ダッシュボード(媒体別応募数 / 通過率 / 内定承諾率 / 採用単価)構築、月次レビュー会議の定着 | 月次採用レビュー会議で Lark Base 画面を投影、紙資料ゼロ |
注意点として、Phase 0 の選考ステージ定義が最も重要で、ここを曖昧なまま進めると後段の自動化がすべて崩れます。ステージは「書類選考 → 1 次面接 → 2 次面接 → 最終面接 → 内定」のような 4 ~ 5 段に絞り、各ステージの判定者と判定期限 (○日以内) を必ず明文化してください。
6. 3 年 TCO 比較 ── 専用 ATS vs Lark Base (30 名規模)
30 名規模の中小企業を前提に、3 年間の総保有コスト (TCO) を試算します。前提条件は「採用担当 1 名 + 採用責任者 1 名 + 面接官 5 名で Lark Pro を契約済み」とします。
| 項目 | 専用 ATS (sonar ATS by HRMOS) | Lark Base 内製 |
|---|---|---|
| 初期費用 | ¥0(公式) | ¥0 |
| 月額(ATS 部分) | ¥22,000 ~ | ¥0 (Lark Pro 内に含む) |
| Lark Pro 月額 | ¥1,420 × 30 = ¥42,600 | ¥1,420 × 30 = ¥42,600 |
| 合計月額 | ¥64,600 | ¥42,600 |
| 3 年合計(月額のみ) | ¥2,325,600 | ¥1,533,600 |
| 差額(3 年) | ¥792,000 = 約 79 万円(Lark Base 内製のほうが安価) | |
※ sonar ATS は従業員 500 名以下向け新プラン「最大 60% OFF」キャンペーンを実施しています。割引適用後でも月額 ¥8,800 程度の支払いが続くため、3 年で約 31 万円が追加コストになる計算です。HRMOS 採用が月 10 万円前後の場合、3 年差額は約 360 万円に拡大します。
もちろん「Lark Base 構築には人件費がかかる」という反論はあり得ます。本記事の 90 日プランに沿うと、採用担当が自社で構築すれば 追加人件費は約 40 ~ 60 時間 × 平均時給。外部支援を入れる場合でも、最初の 1 回 30 万円前後で済むため、3 年 TCO では依然として Lark Base 内製が優位です。
7. 自社 EC 事例 240h → 24h の原則を採用に転用する
アウフヘーベンジャパン株式会社は、自社 EC 事業の運営において 月 240 時間かかっていた業務オペレーションを、Lark Base 集約により月 24 時間まで圧縮(- 90%)した実証経験を持っています。詳細はこちらの記事で公開していますが、この原則は採用管理にもそのまま転用できます。
240h → 24h を実現したコアの原則は 「画面遷移を 1 アプリ内に閉じる / 転記をゼロにする / 担当者の判断ポイントだけを画面に残す」の 3 つでした。採用管理に当てはめると次のようになります。
- 画面遷移を 1 アプリ内に閉じる ── 媒体管理画面/Excel/Gmail/カレンダー/Slack の 5 つを行き来していた採用担当の操作を、Lark 内に集約。媒体からの応募も Lark フォーム経由なら Base に直接落ちる。
- 転記をゼロにする ── 応募内容を Excel に貼り直し、内定者リストを別シートに作り直し、入社書類用に氏名を再入力 ── という転記をすべて廃止。candidates テーブルから派生して必要なビュー (内定者ビュー / 入社準備ビュー / 不採用通知ビュー) を生成する。
- 判断ポイントだけを残す ── 採用担当の画面には「次の判断を待っている候補者」だけが表示されるビューを作る。残留候補者一覧やステージ別の進捗グラフは別ビュー / ダッシュボードに分け、デフォルト画面に出さない。
この 3 原則は、業種を問わず Lark Base 業務システム構築に共通して効きます。詳しくは Lark Base が中小企業の業務効率を変える 3 つの理由もあわせて参照してください。
8. 失敗パターン 5 つと予防策
Lark Base で採用管理を内製した中小企業から実際によく聞く失敗パターンを 5 つ整理しました。事前に知っておけばすべて回避できます。
- 失敗 1: フィールドを増やしすぎて運用が崩壊 ── 候補者テーブルに 50 項目作って入力が追いつかなくなる。予防: 最初は 10 項目以下に絞り、必要が出てから増やす。
- 失敗 2: 自動返信メールが「機械的」で応募者が離脱 ── テンプレ感丸出しの文面で、面接前に辞退される。予防: 件名と冒頭 2 行だけは社長 / 部門責任者の言葉で書き、本文だけテンプレ化する。
- 失敗 3: 個人情報の権限設定が甘い ── 全社員に candidates テーブルが見える状態のまま運用し、内部情報漏洩リスク。予防: 候補者テーブルは採用担当 + 各求人の責任者のみアクセス可、面接官には評価ログだけ共有する権限設計。
- 失敗 4: 採用担当が Lark に不慣れで Excel に戻る ── 構築直後だけ Lark を使い、慣れない手間で結局 Excel に戻ってしまう。予防: 90 日構築の Phase 1 終了時点で、採用担当に 30 分 × 3 回の操作トレーニングを実施する。
- 失敗 5: ステージ定義が曖昧で滞留候補者だらけに ── 「書類選考中」のままの候補者が 50 件溜まり、何を見ればいいか分からない状態に。予防: Phase 0 でステージ定義書を作成し、各ステージの最大滞留日数 (例: 書類選考は最大 3 日) を必ず明文化する。
9. よくある質問
Q1. Lark Base で採用管理を内製した場合、何人規模の組織まで耐えられますか?
Lark Pro プランは 1 テーブルあたり 20,000 行まで(Enterprise は 50,000 行まで)。月 30 件の応募で年 360 件、3 年運用しても 1,080 件で 1 テーブル容量の 6% 未満です。組織サイズで言えば、50 ~ 200 名規模の中小企業で快適に動きます。300 名以上、月 100 件以上の応募がある場合は、専用 ATS への移行を検討してください。
Q2. 既存の ATS から Lark Base に移行する場合のステップは?
既存 ATS から CSV エクスポートし、Lark Base の CSV インポート機能で candidates テーブルに取り込みます。事前に Phase 0 のテーブル設計を完了し、現状の項目と新テーブルのフィールドのマッピング表を作っておくことが必須。移行期間は、過去 3 か月の選考中候補者だけを移し、それ以前のクローズ案件は参照用 CSV としてアーカイブする運用が現実的です。
Q3. 改正個人情報保護法との両立は問題ないですか?
Lark Base はテーブル単位 / ビュー単位 / フィールド単位で 細粒度の権限設定が可能です。候補者テーブルは採用担当のみ閲覧、評価ログは面接官にも共有、といった分離が標準機能で実装できます。Lark 自体はグローバル展開のサービスですが、データ保管リージョン、暗号化、監査ログの詳細仕様は Lark 公式ヘルプと社内法務でご確認ください。最終的な個人情報取扱体制は各社の個人情報保護方針と整合させる必要があります。
Q4. 採用担当が Lark に不慣れな場合の研修は?
本記事の 90 日プランでは Phase 1 終了時点 (Day 21 前後) で、採用担当向けに 30 分 × 3 回の操作トレーニングを推奨しています。1 回目は「フォーム回答の確認とステージ移動」、2 回目は「Workflow が送ったリマインドの確認方法」、3 回目は「ダッシュボードの読み方」。当社の Lark 構築支援では、この研修も標準でメニューに含めています。
Q5. 補助金は使えますか?
Lark の導入や Lark Base 内製化は、IT 導入補助金 (中小企業庁系) や業務改善助成金 (厚生労働省系) の対象となる可能性があります。補助率や上限額は年度ごとに変動し、申請には事業計画書や生産性向上の根拠が必要です。当社は補助金スキーム申請の伴走支援も承りますが、本記事では「補助金を前提とせずとも Lark Pro 内のコストで採用管理が完結する」ことを設計の出発点としています。
まとめ ── 採用管理は「作る」が中小企業の現実解
2025 年度の人手不足倒産が過去最多 442 件、中途採用の困難率 55.4% という環境下で、採用管理に投資できる中小企業とできない中小企業の差は事業継続力の差に直結します。一方で、専用 ATS の月額 22,000 円〜の固定費は、月 30 件以下の応募レンジの中小企業にとっては回収しにくい投資です。
本記事で提案した Lark Base × Forms × Workflow による 5 テーブル設計は、すでに Lark Pro を契約している中小企業にとって 追加コストゼロで実装でき、90 日で稼働を開始できます。3 年 TCO で約 79 万円の削減効果(専用 ATS との差額)に加え、自社 EC 事例で実証した「画面遷移を 1 アプリ内に閉じる / 転記ゼロ / 判断ポイントだけ残す」の 3 原則を採用業務にも適用できる、という構造的なメリットがあります。
もしすでに Lark を社内 IM やドキュメントに使っているなら、採用管理の内製化は「次の一手」として最もリターンが大きいテーマです。当社では 採用業務の現状ヒアリングから 90 日構築までを一貫して支援していますので、自社で進めるか伴走支援を入れるかも含めて、まずは無料ヒアリングでご相談ください。
月 30 件規模の採用管理を、Lark Base で 90 日で立ち上げます
本記事の 5 テーブル設計と 3 つの Workflow をベースに、御社の選考フローと媒体構成に合わせてカスタマイズした実装テンプレートを、初回 60 分のオンライン無料ヒアリングで提示します。Lark Pro 契約済みであれば追加コストはゼロ。専用 ATS との TCO 比較もその場で試算します。
関連記事
- Lark Base が中小企業の業務効率を変える 3 つの理由 ── Lark Base の基礎
- 自社 EC 事業 月 240h → 24h を実現した Lark 集約 ── 業務集約の原則
- Lark Base vs kintone ── 中小企業はどちらを選ぶべきか ── 業務 DB の比較
- Lark vs Microsoft Teams ── 中小企業の選定ガイド ── コラボ SaaS の比較
- Salesforce 代替 Lark Base CRM ── 月額 1/8 で立ち上げる ── Base による別業務の内製化
- 中小企業 DX 失敗率 64% を回避する 5 ステップ ── 全社 DX 戦略の文脈
- インボイス 2 割特例 終了後の経理を Lark Base × 会計 SaaS で乗り切る ── 経理側の Lark Base 内製
- Lark Base 業務システム構築サービス ── 当社の支援メニュー
本サイトは アウフヘーベンジャパン株式会社 が運営しています。Lark は ByteDance Ltd. の登録商標です。当社は Lark の導入を支援する独立した第三者コンサルティング事業者であり、ByteDance 社の公式機関ではありません。本記事に記載した各サービスの仕様・料金は 2026 年 5 ~ 6 月時点の各社公式情報を基にしていますが、最終決定の前には必ず各社公式サイトで最新情報をご確認ください。
