この記事でわかること

• 通所介護・介護施設が直面する人手不足と2026年の報酬改定 — 介護職員必要数(2040年度 約272万人・2022年度比+57万人)と有効求人倍率、令和8年度(2026)臨時改定(全体+2.03%)を厚生労働省の一次データで確認
• 加算の正しい理解 — 令和6年度新設の「生産性向上推進体制加算(Ⅰ100単位/Ⅱ10単位)」は入所・居住系が対象で通所介護は対象外という事実と、通所介護が狙うべき「科学的介護推進体制加算(LIFE・40単位)」の違い
• 申し送り・ケア記録・送迎・シフト・LIFE/加算エビデンス・家族連絡の「散らばり」を Lark 1つに束ねる設計図と領域別の実装手順
• 介護記録ソフト・国保連請求ソフトとの正直な線引き — Lark がやること/やらないこと
• 従業員30名の通所介護事業所でいくらかかるか(料金の一次情報)と、90日で定着させるロードマップ

目次

1. 結論 — 記録ソフトの入れ替えより先に、「情報の散らばり」を Lark で1つにまとめて間接業務を削る
2. なぜいま通所介護・介護施設にDXが要るのか — 人は増やせず、2026年に報酬が動いた
3. 加算の正しい理解 — 生産性向上推進体制加算は入所/居住系、通所介護はLIFE(科学的介護)で勝負
4. 業務の「散らばり」を可視化する — 申し送り・送迎・シフト・加算エビデンス・家族連絡の5領域
5. Lark で組む一元化の設計図 — Base/フォーム/Chat/承認/自動化の役割分担
6. 領域別の実装 — 申し送り/送迎/シフト/加算エビデンス/家族連絡
7. 介護記録ソフト・国保連請求ソフトとの線引き — Lark がやること/やらないこと
8. コスト — 従業員30名の通所介護事業所でいくらか(料金の一次情報)
9. 自社事例 — 240h→24h の実証を介護の現場運営に応用する
10. 90日で「ベテランの頭の中」を「事業所の仕組み」に変えるロードマップ
11. 通所介護・施設特有のつまずきポイントと回避策
12. よくある質問(FAQ)
13. まとめ

結論 — 記録ソフトの入れ替えより先に、「情報の散らばり」を Lark で1つにまとめて間接業務を削る

結論: 通所介護・介護施設のDXの正解は、いきなり高額な介護記録専用システムを入れ替えることではなく、申し送り・ケアの気づき・送迎ルートと利用者の体調連絡・シフト調整・各種加算のエビデンス(委員会/研修/PDCA)・家族への連絡という「情報の散らばり」を Lark 1つに束ね、人手不足のなかで削るべき間接業務(探す・聞く・転記する・書類をつくる)を減らすことです。

通所介護・介護施設の仕事は、「送迎 → 受け入れ・バイタル測定 → 入浴・機能訓練・レクリエーション → 食事・口腔ケア → 申し送り → 送迎 → 記録・家族連絡」という流れを、毎日・全利用者分まわし続けます。この情報が、紙の連絡ノート・ホワイトボードの送迎表・事務所のExcelシフト表・ベテラン職員の記憶・LINEの職員グループに分かれている限り、「あの利用者さん、今日の体調は?」「明日の送迎、◯◯さんは休みだっけ?」をその都度電話や口頭で確認する時間はいつまでも減りません。そして、この確認と転記の時間こそ、人手不足のなかで利用者のケアに振り向けたい時間です。

Lark はチャット・業務データベース(Base)・フォーム・承認・ドキュメント・ビデオ会議が1つのアプリに入った統合ツールで、20名まで無料の Starter プランから始められます(2026年10月時点の公式公開情報)。「申し送りの紙ノート」「送迎のホワイトボード」「シフトのExcel」「加算書類の紙ファイル」「家族連絡の電話」を別々に運用する代わりに、1つの箱の中で利用者・職員・予定・記録がつながる————これが本記事で組み立てる介護DXの全体像です。業務データベースの基礎はLark Base が中小企業の業務効率を変える3つの理由で詳しく解説しています。

なぜいま通所介護・介護施設にDXが要るのか — 人は増やせず、2026年に報酬が動いた

結論: 介護職員は2040年度に約272万人(2022年度比+57万人)が必要と国が推計する一方、有効求人倍率は全職種平均の約3倍超と採用は極めて難しく、「人を増やして回す」は現実的ではありません。加えて令和8年(2026年)6月から処遇改善を柱とする臨時の報酬改定(全体+2.03%)が始まり、賃上げの原資を確保しつつ間接業務を減らして生産性を上げることが、同時に求められています。

まず担い手の制約を一次データで確認します。厚生労働省が2024年7月に公表した第9期介護保険事業計画に基づく介護職員の必要数によれば、2026年度に約240万人、2040年度には約272万人の介護職員が必要とされ、これは2022年度(約215万人)比で2040年度に約57万人の増加にあたります。一方、介護分野の有効求人倍率は全職種平均(おおむね1.1〜1.2倍台)を大きく上回る高水準で推移しており、採用で不足を埋めるのは年々難しくなっています。つまり介護事業所は、「人は増やせない・それでも利用者は支えきる」という制約で固定されつつあります。

そこに制度の変化が重なります。厚生労働省の令和8年度介護報酬改定に関する審議報告にもとづき、通常の3年に1度のサイクル(次回は令和9年度)を待たずに、令和8年(2026年)6月から臨時の報酬改定(全体+2.03%、うち処遇改善分+1.95%・食費の基準費用額の見直し分+0.09%)が実施されます。柱は介護職員の処遇改善(賃上げ)です。経営の立場でいえば、賃上げの原資を確保しながら、同じ人数で利用者を支え続けるために、ケア以外の間接業務をどれだけ減らせるかが利益と職員の定着を直接左右する局面に入ったということです。

職員が利用者と向き合う時間や、専門職が手を動かすケアそのものは削れません。しかし、申し送りの転記・送迎調整の電話・シフトの組み替え・加算書類の作成・実地指導(運営指導)のための書類探しといった事務所と移動の間接業務は、仕組みで大きく減らせます。中小企業全体のDXの進め方は中小企業 DX 進め方 90日ロードマップで体系的に解説しています。

加算の正しい理解 — 生産性向上推進体制加算は入所/居住系、通所介護はLIFE(科学的介護)で勝負

結論: 令和6年度改定で新設された「生産性向上推進体制加算(Ⅰ100単位/月・Ⅱ10単位/月)」は特養・老健などの入所系や居住系・短期入所・多機能系が対象で、通所介護(デイサービス)・訪問介護は算定対象外です。通所介護が狙うべきは、LIFEへのデータ提出で算定する「科学的介護推進体制加算(通所系は40単位/月)」です。この違いを取り違えると、加算のための準備が無駄になります。

ここは誤解が多いので、公的情報で正確に押さえます。独立行政法人福祉医療機構(WAM)の解説にもとづけば、生産性向上推進体制加算は令和6年度改定で新設され、介護ロボット・ICTの導入と、生産性向上に資する委員会での継続的な取組・データ提出・実績報告を要件に、加算(Ⅰ)100単位/月・加算(Ⅱ)10単位/月を算定できるものです。ただし対象は施設系・居住系・短期入所系・多機能系のサービスで、通所介護(デイサービス)や訪問介護は対象に含まれていません。デイサービス単独の事業所が「生産性向上推進体制加算を取るためにICTを入れる」と考えると、前提から外れてしまいます。

では通所介護は何で評価されるのか。通所介護が算定できるのは、LIFE(科学的介護情報システム)へ利用者の状態やケアの計画・実績を提出し、フィードバックを活用してPDCAを回す「科学的介護推進体制加算」(通所系サービスでは区分なし40単位/月)です。令和6年度改定では、このLIFEへのデータ提出頻度が6か月に1回から3か月に1回へ短縮され、提出の手間が増えました。つまり通所介護のDXの要点は、「生産性向上推進体制加算を取ること」ではなく、LIFE提出を無理なく回せる記録運用をつくり、あわせて送迎・シフト・申し送りといった日々の間接業務を減らすことにあります。

施設系(特養・老健など)やグループホーム・特定施設の読者であれば、生産性向上推進体制加算の算定を目指す価値があります。その場合、加算の肝は「委員会の継続的な開催記録」「ICT/ロボット導入後の測定データ」「実績報告のためのエビデンス」を整然と残せるかどうかです。これはまさに Lark の Base・ドキュメント・自動化が得意とする領域です。本記事は通所介護を主役にしつつ、施設系が加算エビデンスを Lark で整える使い方も後半で触れます。介護分野のICT・生産性向上に活用できる補助制度(介護テクノロジー導入支援事業など)は介護テクノロジー導入支援事業 令和8年度 補助率と申請の実務にまとめています。

業務の「散らばり」を可視化する — 申し送り・送迎・シフト・加算エビデンス・家族連絡の5領域

結論: 介護事業所の間接業務は「申し送り・ケアの気づき・ヒヤリハット」「送迎ルートと当日の欠席/体調変化」「シフトと勤怠」「LIFE/各種加算のエビデンス」「家族への連絡・相談記録」の5領域に散らばっており、それぞれ別の紙ノート・ホワイトボード・Excel・紙ファイル・電話で管理されていることが根本原因です。

起きている頻度や負担の大きさは事業所ごとに違います。以下の表は「よくある現状」の典型例なので、御社で実際に起きている行から読んでください。1つでも心当たりがあれば、その領域が着手候補です。

領域	よくある現状	起きている損失
① 申し送り・ケアの気づき・ヒヤリハット	申し送りは紙の連絡ノートと朝礼の口頭。日中の気づきやヒヤリハットは手が空いたときにまとめて記入。遅番・翌日の職員に伝わらない	体調変化や対応方針の伝達漏れ。事故・再発につながる。朝礼が長引く
② 送迎ルートと当日の欠席/体調変化	送迎表はホワイトボード。利用者や家族からの「今日は休み」「熱がある」の連絡は電話で受け、ドライバーへ口頭で伝える	送迎の二度手間・空振り。伝達漏れで利用者宅に着いたら不在。朝の電話対応で現場が逼迫
③ シフトと勤怠	シフトはExcelと紙。急な休みの穴埋めは管理者が電話で総当たり。資格(介護福祉士・看護職員等)や常勤換算の配置基準は頭の中	管理者がシフト調整に忙殺。人員配置基準の確認が属人化。有給・残業の集計も手作業
④ LIFE/各種加算のエビデンス	委員会(感染対策・身体拘束適正化・事故防止・BCP等)の議事録、研修記録、個別機能訓練計画やPDCAの記録が紙ファイルや個人PCに点在	実地指導(運営指導)のたびに書類を探し回る。加算の算定要件を満たす証跡がすぐ出せない
⑤ 家族への連絡・相談記録	家族への当日の様子の報告や相談対応は電話・連絡帳。誰がいつ何を伝えたかの記録が残らない	「言った言わない」のトラブル。家族の安心感(=稼働率・紹介)につながる情報発信ができていない

注目すべきは①と④です。①の申し送りは、シフト制で職員が入れ替わる介護の現場で最も事故リスクに直結する領域です。紙と口頭に頼る限り、「夜勤→日勤」「前日→翌日」「常勤→パート」の継ぎ目で情報が落ちます。④のエビデンスは、実地指導(運営指導)や加算の算定で「あるはずの記録がすぐ出せない」という、介護特有の負担です。委員会の議事録・研修の実施記録・計画とPDCAの記録が1か所に時系列で残っていれば、この負担は構造的に消えます。この2領域を仕組みで回収できるかが、人手不足のなかで安全と加算を両立できるかを決めます。現場スタッフ中心の業務をモバイルで回す考え方はLark Frontline(現場スタッフ向けDX)にまとめています。

Lark で組む一元化の設計図 — Base/フォーム/Chat/承認/自動化の役割分担

結論: 申し送り・送迎・シフト・加算エビデンス・家族連絡の5領域は、Lark Base(業務データベース)を中心に、入力はフォーム、連絡はChat、確認は承認、通知は自動化、という役割分担で「利用者」と「日付」を軸に1つにつながります。

全体像は「利用者と日付を軸に、申し送りと送迎と職員配置とエビデンスと家族連絡をひもづける」構成です。具体的には次のように組みます。

• Lark Base(土台) — 「利用者マスタ」「申し送り・ケア記録」「送迎管理」「シフト・勤怠」「加算エビデンス(委員会/研修/計画)」「家族連絡記録」のテーブルを作り、利用者と日付でひもづける。誰が・いつ・どの利用者に・何をしたかが1か所に集まる
• フォーム(現場の入力口) — ヒヤリハット報告・事故報告・日々の気づき・バイタル記録は、職員のスマホから選択式中心のフォームで数十秒で入力。手が離せない介護の合間でも続けられる形にする
• Chat(申し送り・連絡) — 事業所ごと・ユニットごとのグループで申し送りを集約。「夜勤→日勤」の継ぎ目も、既読と検索が効くチャットなら朝礼の口頭依存から脱却できる。送迎ドライバーのグループに当日の変更を流す
• 承認(事業所内の決裁) — 有給・シフト変更・物品購入・ケアプラン変更の承認を Lark のワークフローでスマホからOK。「管理者が送迎に出ていて決裁が止まる」をなくす
• 自動化(抜け漏れ防止) — 「LIFE提出期限(3か月ごと)の2週間前に担当へ通知」「各種委員会の開催月の月初にリマインド」「資格更新・健康診断・BCP訓練の期日アラート」「送迎の当日欠席をドライバーへ自動連携」などをノーコードで設定。介護DXの肝は、この”期日の自動通知”にあります
• ダッシュボード/Docs(見える化と書類) — Base のデータから稼働率・加算の算定状況・ヒヤリハット件数の推移を自動集計。委員会の議事録や研修記録は Docs でまとめ、実地指導に備えてエビデンスを時系列で残す

この設計の肝は「現場の職員が入力した一次情報が、そのまま加算エビデンスと家族報告と経営指標の材料になる」点です。二重入力をなくすことが定着の条件になります。脱Excelの具体的な移行手順は30日で完了する Lark Base 脱Excelロードマップに、勤怠・シフトの打刻運用はLark 勤怠管理 完全ガイド2026にまとめています。

領域別の実装 — 申し送り/送迎/シフト/加算エビデンス/家族連絡

結論: 5領域は一度に作らず、毎日・全職員が触れて事故リスクに直結する「申し送り」と「送迎管理」から着手し、シフト→加算エビデンス→家族連絡の順に広げるのが現場を止めない進め方です。

① 申し送り・ケアの気づき・ヒヤリハット — 「紙ノートと朝礼の口頭」を「検索できる記録」に変える

最も早く効果が出て、かつ事故防止に直結するのがここです。申し送りを事業所・ユニットのグループチャットに集約し、ヒヤリハット・事故・日中の気づきは選択式中心のフォームから「利用者名・発生時刻・場所・内容・対応・再発防止」で送信すると、「申し送り・ケア記録」テーブルに利用者ひもづきで自動保存される形にします。夜勤から日勤、前日から翌日、常勤からパートへの継ぎ目でも、申し送りが検索できる状態で残るため、「言ったはず・聞いていない」の伝達漏れが減ります。ヒヤリハットが利用者・時間帯・場所で集計できれば、事故防止委員会の分析資料がボタン1つで用意でき、④のエビデンスにもそのまま使えます。なお介護記録(ケア記録)そのものは、LIFE連携や国保連請求と一体で動く介護記録ソフトを使っている事業所も多く、そこは無理に置き換えません(後述の線引き参照)。Lark はまず「申し送り・気づき・ヒヤリハットという、ソフトの外でノートや口頭に散っている情報」を受け止めます。

② 送迎管理と当日の欠席/体調変化 — 朝の電話対応を減らし、空振り送迎をなくす

通所介護の朝は、送迎と当日連絡で最も混み合います。送迎ルート・担当ドライバー・利用者ごとの乗車順を「送迎管理」テーブルに持たせ、利用者・家族からの「今日は休み」「熱がある」「迎えの時間を変えたい」といった当日連絡を、電話で受けたらその場でBaseに1回入力。入力するとドライバーのグループチャットに自動で変更が流れるように組めば、管理者が受けた連絡を紙に書いてドライバーに口頭で伝える、という伝言ゲームがなくなります。ドライバーはスマホで当日の最新の送迎表を見られるため、「着いたら不在だった」という空振りや二度手間が減ります。送迎の実績(出発・到着時刻)を記録すれば、送迎時間の偏りや効率化の余地も見えてきます。

③ シフトと勤怠 — 「管理者の頭の中」を「見える配置表」に変える

シフト作成と急な欠勤の穴埋めは、管理者の時間を最も奪う間接業務のひとつです。シフト表を Base で持ち、職員の資格(介護福祉士・看護職員・機能訓練指導員など)や常勤・非常勤の区分をあわせて管理すれば、その日の人員配置が人員配置基準や加算の体制要件を満たしているかを、組んだ時点で確認できる状態に近づけられます。急な休みが出たら、対応可能な職員をチャットで一斉に募る運用にすれば、管理者の電話総当たりが減ります。打刻・勤怠は Lark の勤怠機能で、有給・残業の集計まで自動化できます。配置基準そのものの最終判断は制度の要件に照らして行う必要がありますが、「誰がいつ入るか」を見える化するだけでも調整の負担は大きく下がります。勤怠の具体的な設定はLark 勤怠管理 完全ガイド2026を参照してください。

④ LIFE/各種加算のエビデンス — 「実地指導のたびの書類探し」をなくす

介護事業所には、感染対策・身体的拘束等の適正化・事故防止・虐待防止・BCP(業務継続計画)といった各種委員会の定期開催と記録、研修の実施記録、計画とPDCAの記録が求められます。これらを「加算エビデンス」テーブルと Docs で一元管理し、委員会の開催月・研修の実施月・LIFE提出期限(3か月ごと)を自動通知で管理すれば、「開催を忘れていた」「記録が見当たらない」という事態を防げます。実地指導(運営指導)のときは、該当年度のエビデンスを時系列で一覧でき、書類を探し回る時間がなくなります。前述のとおり通所介護は生産性向上推進体制加算の対象外ですが、科学的介護推進体制加算(LIFE・40単位)のPDCA記録はこの仕組みに載せられます。特養・老健などの施設系であれば、生産性向上推進体制加算が求める委員会の継続開催記録・測定データ・実績報告のエビデンスを、同じ仕組みで整えられます。BCPの整備と減算回避の詳しい手順は介護事業所BCP義務化 報酬減算を回避する実装にまとめています。

⑤ 家族への連絡・相談記録 — 「電話の記憶頼み」を「残る信頼」に変える

家族への当日の様子の報告や相談対応を「家族連絡記録」テーブルに残し、誰がいつ何を伝えたかを時系列で管理します。電話で受けた相談や苦情も記録に残せば、「言った言わない」のトラブルを防げます。さらに、その日の様子(食事量・レク参加・機能訓練の記録など、事業所の方針で共有してよい範囲)を家族に定期的に発信する運用を作れば、家族の安心感が増し、それが利用継続と口コミ・紹介につながります。家族への情報発信は、広告費をかけずに稼働率を支える資産です。ただし介護記録には要配慮個人情報が含まれるため、閲覧権限の設計は最初に決めます(権限設計は後述)。

介護記録ソフト・国保連請求ソフトとの線引き — Lark がやること/やらないこと

結論: 介護記録ソフト・国保連請求(介護給付費請求)・LIFEへのデータ提出には Lark が置き換えるべきでない領域があり、Lark は「申し送り・送迎・シフト・加算エビデンス・家族連絡の集約と、期日の自動通知」に徹するのが、安全で費用対効果も最大になる使い方です。

正直な線引きをしておきます。Lark がやらないほうがよい領域は次のとおりです。

• 国保連請求(介護給付費請求) — 介護報酬の請求(国民健康保険団体連合会への伝送)は、介護保険制度に対応した専用の介護ソフトの仕事です。Lark で代替するものではありません
• LIFEへのデータ提出そのもの — LIFE(科学的介護情報システム)への利用者の状態・計画・実績の提出は、LIFE連携に対応した介護記録ソフト、または厚生労働省のLIFEシステムを通じて行います。Lark は、提出の期限管理と、提出に使う記録の下書き・申し送り・PDCAの議論を受け止める役割です
• 法定の介護記録(ケアプラン・計画書の様式管理) — 介護保険で定められた様式の計画書や記録は、様式に対応した介護記録ソフトが得意です。Lark は、その周辺で散らばる気づき・ヒヤリハット・家族連絡・委員会記録を集約します
• 会計・給与・請求書発行 — 仕訳・給与計算・法定帳簿は専用の会計/給与ソフトの領域です。Lark は勤怠データの収集と、確定データを会計側へ渡す手前までを担います

逆に Lark が得意なのは、申し送り・送迎・シフト・加算エビデンス・家族連絡・各種期日といった「情報の散らばりの集約と、時間差の自動通知」です。介護記録ソフトを使っている事業所は、ソフトは請求とLIFE・法定記録に集中させ、その”外側”でノート・ホワイトボード・Excel・電話に散っている業務を Lark に寄せる————この住み分けが、過剰投資を避けつつ今すぐ効く部分だけを低コストで仕組み化する近道です。業務データベースを内製ツールとして比較検討したい場合はLark vs kintone どっちを選ぶべきかが参考になります。

コスト — 従業員30名の通所介護事業所でいくらか(料金の一次情報)

結論: Lark は20名まで無料で始められ、本格運用でも1人あたり月1,420円(税抜)程度。まず無料枠で申し送りと送迎管理を立ち上げ、職員とデータが増えたら Pro プランへ移行する進め方ができます。

料金は公式の一次情報で確認します。Lark 公式の料金プラン(2026年10月時点)では、Starter プランが20名まで無料(ストレージ100GB・チャット履歴18ヶ月・Base は1テーブル2,000行まで)、Pro プランが1ユーザー月1,420円(税抜・年払い、500名まで・ストレージ15TB・チャット履歴無期限・Base は1テーブル2万行まで)です。

通所介護事業所は常勤・非常勤を合わせると20名を超えることが多いため、本格運用では Pro プランが目安になります。従業員30名なら Pro で月42,600円(税抜、1,420円×30)。これで申し送り・送迎管理・シフト・勤怠・加算エビデンス・家族連絡・ビデオ会議・承認までが1つにまとまります。これらを別々のSaaSや業界専用システムで揃えるより低コストに収まるケースが多くあります。まずは無料の Starter で管理者・相談員・主要スタッフだけの少人数で申し送りと送迎管理を立ち上げ、現場の手応えを確かめてから全職員に広げる————という段階導入も可能です。

なお、介護分野の生産性向上・ICT導入には公的な補助制度(介護テクノロジー導入支援事業など)が用意される場合があります。補助率・上限額・対象は年度や自治体により異なるため、活用の可否は介護テクノロジー導入支援事業 令和8年度の解説と所轄の自治体窓口で最新情報をご確認ください。

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自社事例 — 240h→24h の実証を介護の現場運営に応用する

結論: 当社が自社EC事業で実証した「散らばった業務を1つに集約して月240時間→24時間(90%削減)」の型は、利用者・職員・送迎・家族・加算が分散する介護事業所の業務でも同じ構造で設計できます。

当社アウフヘーベンジャパンは、群馬・前橋で自社EC事業を運営する中で、受注・在庫・問い合わせ・スタッフ連絡がツールごとに散らばる状態を Lark 1つに集約し、月240時間かかっていた管理業務を24時間まで、約90%削減しました。鍵は「人が探し回る・聞いて回る・転記する」時間をなくしたことです。この”探す・聞く・転記する”こそ、介護事業所で人手不足対策として削るべき間接業務と同じ中身です。

業種は違っても、業務の構造はこう対応します。

当社EC事業で起きていたこと	通所介護・施設での対応物	共通する解決の型
注文・在庫・出荷の進捗が複数ツールに分散	利用者ごとの申し送り・体調・ケアの気づきが紙ノートと記憶に分散	「利用者」を軸に記録を1テーブルへ集約
商品写真・検品記録が担当者の端末に分散	ヒヤリハット・気づきが各職員の頭と後回しのメモに分散	選択式フォームで一次情報を利用者ひもづけで蓄積
入荷遅延・欠品による出荷予定の変更連絡が個別対応	当日の欠席・体調変化による送迎変更の連絡が電話と口頭	予定データの更新1回で関係者へ自動通知
仕入先・外注先との連絡がメール・チャットに分散	家族への報告・相談対応が電話と連絡帳に分散し記録が残らない	相手ごとの記録を時系列で集約し証跡を残す
リピート顧客・定期タスクの期日管理が記憶頼み	委員会・研修・LIFE提出・資格更新の期日が記憶頼み	期日マスタ+時間差の自動通知で仕組み化

いずれも、情報が1か所に集まり、期日が自動で通知され、現場の一次情報がそのまま加算エビデンスや家族報告の材料になれば、探す・聞く・転記するの時間が大きく減ります。もちろん、240時間→24時間という削減幅は当社の業務構成(受注処理・在庫管理・問い合わせ対応が中心)で出た数字であり、削減幅そのものは業務の構成比によって変わります。ただ「探す・聞く・転記する時間は、情報が1か所に集まれば構造的に消える」という因果は業種を問いません。他業種での応用は業種別 Lark 導入事例ガイド2026に、実証の詳細は自社EC事業を Lark で月240時間→24時間にした実録にまとめています。

90日で「ベテランの頭の中」を「事業所の仕組み」に変えるロードマップ

結論: 90日を「30日:申し送りと送迎管理 → 30日:シフト・勤怠と加算エビデンス → 30日:家族連絡と見える化」の3段階に分け、毎日使う領域から順に広げるのが定着の近道です。

期間	やること	狙い
1〜30日 申し送り+送迎管理	事業所・ユニットのグループチャットで申し送りを開始。ヒヤリハット・気づきを選択式フォームで入力。送迎表をBase化し当日の欠席/変更をドライバーへ自動連携	職員が毎日触る状態を作る。伝達漏れと朝の電話対応・空振り送迎を早期に減らす
31〜60日 シフト・勤怠+加算エビデンス	シフト表と勤怠をLarkへ。委員会・研修・LIFE提出・資格更新の期日アラートを設定。委員会議事録・研修記録をDocsで一元管理	管理者のシフト調整とエビデンス準備の負担を削減。実地指導に強い状態をつくる
61〜90日 家族連絡+見える化	家族連絡記録を集約。稼働率・ヒヤリハット件数・加算算定状況をダッシュボードで見える化。介護記録ソフトとの役割分担を最終調整	家族の安心感(=稼働率)を高め、経営数字を見ながら運営できる状態へ

DX失敗の典型は「全部を一度に・完璧に作ろうとして現場が付いてこない」ことです。失敗の構造と回避策は中小企業 DX 失敗率64%を回避する5ステップにまとめています。

通所介護・施設特有のつまずきポイントと回避策

結論: つまずきの大半は「ベテラン職員・非常勤がスマホ入力を嫌う」「個人情報・要配慮情報の権限設計が甘い」「介護記録ソフトとの二重入力」「全業務を一度にやろうとする」の4つで、いずれも設計と段階導入で回避できます。

• ベテラン職員・非常勤がスマホ入力を嫌う — 最初から入力を求めず、「申し送りをチャットで読むだけ」「送迎表をスマホで見るだけ」から始めます。読むだけならLINEと変わらないので抵抗は小さい。入力は選択式中心のフォームに絞り、文章を書かせない設計にします
• 個人情報・要配慮個人情報の権限設計が甘い — 介護記録・家族連絡・利用者情報は要配慮個人情報です。職員の役割(管理者/相談員/介護職/ドライバー/非常勤)ごとに「見える範囲」を最初に決め、送迎ドライバーには送迎に必要な情報だけが見える設計にします。権限の考え方はLark のセキュリティは中小企業でも安全かを参照してください
• 介護記録ソフトとの二重入力になる — 「法定記録・LIFE・請求は介護ソフト、申し送り・送迎・シフト・委員会記録・家族連絡は Lark」と入口を明確に分け、同じ情報を2回入れない住み分けを最初に設計します。中途半端な併用が形骸化の最大要因です
• 全業務・全職員を一度にやろうとする — まず1事業所・1ユニットで「申し送り+送迎管理」だけを回し、型ができてから横展開する。過去の紙記録の移行は後回しでかまいません
• 加算の要件を自己判断で解釈する — 加算の算定可否や人員配置基準の最終判断は、制度の要件・自治体の解釈に照らして行う必要があります。Lark はあくまでエビデンスを整え期日を管理する道具であり、算定の可否判断そのものを代替するものではありません

よくある質問(FAQ)

Q1. 介護記録ソフトを使っています。Lark に置き換える必要がありますか？

いいえ。国保連請求・LIFEへのデータ提出・法定様式の計画書や記録は、介護記録ソフトが得意で、そこは続けて使ってください。Lark が担うのは、ソフトの外でノート・ホワイトボード・Excel・電話に散らばっている申し送り・送迎・シフト・委員会記録・家族連絡の集約と、期日の自動通知です。「請求とLIFEはソフト、その周辺の間接業務は Lark」という住み分けが、投資リスクが小さく定着も速い進め方です。

Q2. 通所介護(デイサービス)でも生産性向上推進体制加算は取れますか？

取れません。令和6年度改定で新設された生産性向上推進体制加算(加算Ⅰ100単位/月・加算Ⅱ10単位/月)は、特養・老健などの施設系や居住系・短期入所系・多機能系が対象で、通所介護・訪問介護は算定対象に含まれていません。通所介護が狙えるのは、LIFEへのデータ提出で算定する科学的介護推進体制加算(通所系は40単位/月)です。令和6年度改定でLIFEの提出頻度が3か月に1回へ短縮されたため、提出を無理なく回す記録運用を Lark で支えるのが現実的です。

Q3. 従業員30名の通所介護事業所だと費用はいくらですか？

Lark は Starter プランなら20名まで無料で、申し送り・送迎管理・チャットを無料枠で始められます。常勤・非常勤を合わせて20名を超える事業所は Pro プラン(1ユーザー月1,420円・税抜・年払い、2026年10月時点)が目安で、30名なら月42,600円(税抜)です。申し送り・送迎・シフト・加算エビデンス・家族連絡を別々のツールで揃えるより低コストに収まるケースが多くあります。

Q4. 令和8年度(2026年)の報酬改定は何が変わりますか？

厚生労働省の令和8年度介護報酬改定に関する審議報告によれば、通常の3年に1度のサイクルを待たずに、令和8年(2026年)6月から臨時の改定(全体+2.03%、うち処遇改善分+1.95%・食費の基準費用額の見直し分+0.09%)が実施されます。柱は介護職員の処遇改善(賃上げ)です。経営の立場では、賃上げの原資を確保しつつ、同じ人数で利用者を支えるために間接業務を減らすことが同時に求められます。最新の詳細は必ず厚生労働省の一次情報でご確認ください。

Q5. ヒヤリハットや事故の記録はどう活かせますか？

選択式中心のフォームで「利用者・時刻・場所・内容・対応・再発防止」を入力し、Base に蓄積します。利用者・時間帯・場所で集計すれば、事故防止委員会の分析資料がそのまま用意でき、傾向に応じた対策が打てます。委員会の議事録と一緒に時系列で残るため、実地指導(運営指導)のときにも証跡としてすぐ提示できます。

Q6. 送迎の当日変更にはどう対応できますか？

利用者・家族からの「今日は休み」「迎えの時間を変えたい」といった連絡を受けたら、Base の送迎管理をその場で1回更新します。更新するとドライバーのグループチャットに変更が自動で流れ、ドライバーはスマホで最新の送迎表を確認できます。管理者が紙に書いて口頭で伝える伝言ゲームがなくなり、着いたら不在だった、という空振り送迎を減らせます。

Q7. 利用者の個人情報の扱いは安全ですか？

介護記録・家族連絡・利用者情報は要配慮個人情報にあたるため、権限設計が最重要です。Lark は職員の役割ごとに閲覧・編集の範囲を細かく設定でき、送迎ドライバーには送迎に必要な情報だけ、介護職にはケアに必要な範囲、といった設計ができます。導入の最初に「誰に何を見せるか」を決めることを強くおすすめします。権限とセキュリティの考え方は関連記事で詳しく解説しています。

Q8. ITに詳しい職員がいないのですが、誰が作るのですか？

管理者自身が一から作る必要はありません。最初に作るのは選択式のフォームとテーブル数個というシンプルな型なので、事務担当や相談員が管理者役になるケースが現実的です。現場の職員は「申し送りを読む・送迎表を見る・フォームで報告する」だけから始めれば十分です。社内に適任者がいない場合は、初期設計を外部に任せて運用だけ事業所で回す方法もあります。

Q9. 導入の支援はお願いできますか？

はい。当社は自社EC事業で Lark を実運用し、月240時間→24時間の削減を実証した実体験をもとに、御社のサービス種別に合わせた業務の棚卸しから Base テンプレートの設計、現場・非常勤職員への定着支援までを伴走します。まずは60分の無料相談で、御社に合わせた着手順と概算コストをお渡しします。Lark 導入支援サービスもご覧ください。

FAQで解消しきれない疑問は、無料相談でその場でお答えします →
フォームは1分ほどで送信できます / 事前準備不要

まとめ — 人手不足と賃上げのもとで「間接業務の少ない事業所」が職員と利用者を守りきる

介護職員は2040年度に約272万人(2022年度比+57万人)が必要と国が推計する一方、採用で不足を埋めるのは年々難しく、令和8年(2026年)6月からは処遇改善を柱とする臨時の報酬改定(全体+2.03%)が始まりました。賃上げの原資を確保しながら、同じ人数で利用者を支え続けるには、申し送り・送迎・シフト・加算エビデンス・家族連絡という「情報の散らばり」を1つに束ね、ケア以外の間接業務を削って、職員の時間を利用者へ取り戻すことが現実的な打ち手です。加算については、生産性向上推進体制加算は入所/居住系が対象で通所介護は対象外という事実を正しく踏まえ、通所介護はLIFE(科学的介護推進体制加算)のPDCAと日々の効率化に寄せるのが筋です。月0円〜から始められる Lark での設計図と90日の手順は、本記事のとおりです。「ベテランの頭の中」を「事業所の仕組み」に変えることが、人手不足のなかで安全と加算と職員の定着を両立する第一歩になります。

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