この記事でわかること

• 問い合わせ・社内申請が「来るのに管理できない」根本原因と、それを断つ考え方
• Lark フォームで受付を一元化する仕組み(フォーム→Base蓄積→自動割当→自動通知)の全体像
• 問い合わせ受付Baseを最短で作る5ステップと、公式で確認できるフォームの回答設定・通知の使い方
• 社外の問い合わせだけでなく社内申請(備品・経費前相談・稟議前)にも応用する方法
• 何名まで無料で回せるか — Starter(無料)/Pro の実額と、受付運用で当たりがちな上限値

目次

1. 結論 — 問い合わせ・申請を「取りこぼさない状態」にする早見表
2. なぜ問い合わせ・社内申請は「来るのに管理できない」のか
3. Lark フォームで受付を一元化する仕組み
4. 実装手順 — 問い合わせ受付Baseを最短で作る5ステップ
5. 公式で確認できるフォームの回答設定・共有・通知
6. 社内申請(備品・経費前相談・稟議前)への応用
7. 料金 — 何名まで無料で回せるか
8. 導入5ステップ + 当社事例(240時間→24時間)
9. よくある質問(FAQ)
10. まとめ — 「窓口がバラバラ」から「1本の導線に自動で集まる」へ

結論 — 問い合わせ・申請を「取りこぼさない状態」にする早見表

結論を先に述べます。問い合わせ・社内申請の管理でやるべきは「受け口を1本化し、対応状況と担当をデータで持つこと」です。Lark フォームを使えば、社外からの問い合わせも社内の各種申請も、1つのフォームから入力 → Lark Base に1件ずつ自動で蓄積 → ステータス・担当をオートメーションで自動割当 → 新着があれば担当チャットへ自動通知という流れを、ノーコードで作れます(Lark公式ヘルプ・Baseフォームビュー、2026年9月15日確認)。まず、従来のやり方と Lark フォーム運用の違いを1枚の表にまとめます。

出典: Lark公式ヘルプ・Baseフォームビュー、Lark公式料金プラン(Starter 0円・20名まで、いずれも2026年9月15日確認)。仕様・料金は改定される場合があるため最新は公式ページをご確認ください。

ポイントは、「問い合わせを減らせ」でも「もっと気合いで対応しろ」でもなく、“受け口を1本化し、振り分けと通知を人からシステムへ移す”という発想です。対応漏れが起きる現場の多くは、担当者の怠慢ではなく「どこから来たか・誰が見たか・今どういう状態か」がデータになっていないことが原因です。ここを Lark フォームで整えれば、依頼は「取りこぼしのない資産」に変わります。まずは「なぜ今の受付だと管理できないのか」から見ていきましょう。

なぜ問い合わせ・社内申請は「来るのに管理できない」のか

結論として、問い合わせ・申請が回らない最大の原因は「受け口が複数あり、対応状況を人の記憶と個人の受信箱に頼っていること」です。ツールが足りないのではなく、“来たものを個人が捌く”前提そのものが取りこぼしを生みます。

典型的な失敗はこうです。顧客からの問い合わせはメール、代表電話、Webフォーム、時にSNSやチャットから来る。社内の備品購入や休暇申請は口頭や紙、あるいは担当者へのDMで来る。受けた人がそれぞれの受信箱で個別に処理するため、「誰が・どこまで・いつ対応したか」が全体では見えません。担当者が休むとその人宛の依頼は止まり、別の人が気づかず二重対応したり、逆に誰も拾わず放置されたりする。しかも記録が個人メールや口頭に埋もれるので、「あの件どうなった?」を探すだけで時間が溶けます。結果、対応品質は担当者の記憶力と善意に依存し、クレームの温床になります。

日本全体で見ても、中小企業のバックオフィス業務の非効率は、生産性を押し下げる要因として繰り返し指摘されています(中小企業庁「中小企業白書」)。さらに、ツールを入れただけでは成果に直結しないのも事実です。IPA「DX動向2024」によれば、DXに取り組む企業は7割超(73.7%)に増えた一方、「成果が出ている」と答えた企業は6割台(64.3%)にとどまり、9割程度に達する米国と比べて道半ばとされています。問い合わせ受付の一元化は、この「成果の出ないDX」を避ける、もっとも身近で効果の見えやすい一歩です。顧客・社内双方が毎日触れる導線だからこそ、ここを変えるインパクトは大きいのです(中小企業DXの失敗を防ぐ5ステップ)。

当社の自社EC事業でも、受注・在庫と並んで「あちこちから来る問い合わせと社内依頼を個人が捌く」工数が経営の目を曇らせていました。これを Lark に集約し、受付をフォームに統一し、Baseに蓄積してステータスで管理し、チャットで自動通知する形に変えた結果、確認・転記・振り分けで溶けていた月240時間を月24時間(90%削減)まで圧縮できています(自社EC事業の240時間→24時間の実例)。

Lark フォームで受付を一元化する仕組み

結論として、Lark フォームは「1つの受付窓口で集める → Base(業務DB)に貯める → ステータス・担当を自動で付ける → 担当へ自動通知する」を1つのアプリの中で完結できます。問い合わせ・申請管理に必要な機能がひととおり標準で揃っており、プログラミングは不要です(Lark公式ヘルプ・Baseフォームビュー)。

公式ヘルプで確認できる、受付運用に効く主なポイントは次のとおりです。

• フォームビューは Base の機能(入力の統一と自動蓄積) — 公式は「フォームビューはデータの収集に適しており、収集されたデータは自動的にテーブルにまとめられる」と明記しています。つまりフォームに入力された問い合わせは、1件ずつ Base の1行として自動で蓄積されます(Baseフォームビュー)。
• 提出日時・提出者を自動記録 — 空白フォームから作成した場合、公式仕様として「提出日時」と「提出者」の2フィールドがデフォルトで作成されます。いつ・誰が出したかが自動で残るため、受付の記録が抜け落ちません。
• 必須質問・表示条件で入力を整える — 質問ごとに必須のオン/オフを設定でき、回答内容に応じて次の質問を出し分ける「表示条件」も設定できます(ただし最初の質問には表示条件を設定できません)。問い合わせ種別に応じて必要事項だけを聞けるため、あとで振り分けやすくなります。
• 新着の自動通知 — 回答設定で「新しい回答が送信されたときに通知を送信」を有効にすると、指定したメンバーやグループチャットへ新着が届きます。受付の見落としが構造的に減ります。
• オートメーションで担当割当・ステータス更新 — Base のオートメーション(自動化ワークフロー)を使えば、レコードが追加されたときに担当フィールドを埋める・ステータスを初期値にする・担当チャットへ通知するといった処理を自動化できます。振り分けが人手から離れます。

つまり、受付の流れは「問い合わせ元がフォームに入力 → Base に1行ずつ自動蓄積(提出日時・提出者つき) → オートメーションで担当・ステータスを自動セット → 担当チャットへ自動通知 → 対応状況をステータスで更新」という一本の自動ラインになります。人間がやるのは“中身の対応”だけ。受付・記録・振り分け・催促という付随作業が丸ごと軽くなります。Base の全体像は Lark Base が中小企業の業務効率を変える3つの理由、スプレッドシートとの使い分けは Lark Sheets vs Excel 完全比較 も参考になります。

実装手順 — 問い合わせ受付Baseを最短で作る5ステップ

結論として、問い合わせ受付Baseは「受付項目の設計 → テーブル作成 → フォーム化 → 自動割当・通知の設定 → 対応ビューの整備」の5ステップで、半日あれば試作できます。最初から完璧を目指さず、まず1つの窓口(例:代表問い合わせ)で回すのがコツです。

1. 受付項目を決める(設計が9割) — 「受付日時(自動)・氏名/会社名・連絡先・問い合わせ種別・内容・希望対応期限」など、あとで振り分け・集計に使う項目は必ず“選択肢型”で分けるのが鉄則です。種別を自由記述にすると自動振り分けができません。項目は5〜8個に絞り、入力を1分で終わる量にします。
2. テーブルを作る — Base に新規テーブルを作り、決めた項目を列として並べます。種別・担当・ステータスは「選択肢(単一選択)」型、内容は「テキスト」型にしておくと、後の自動割当とフィルタが効きます。「担当」「ステータス(新規/対応中/完了)」の2列は必ず用意します。
3. フォーム化して窓口に配る — テーブルをフォームビューに変換し、リンク(必要ならQRコード化)を Webサイト・メール署名・店頭に掲示。回答者はスマホやPCのブラウザからフォームに入力するだけで、内容が1行ずつテーブルに自動で溜まります。社外向けなら「回答にはログインが必要」をオフにして、誰でも送れるようにします。
4. 自動割当・通知を組む — オートメーションで「新規レコード作成時に、種別=◯◯なら担当=Aさんをセット」「作成と同時に担当チャットへ通知」を設定。フォームの回答設定側でも「新しい回答が送信されたときに通知」を有効にしておくと、受付漏れと振り分け漏れの両方を止められます。
5. 対応ビューを整える — グリッドビューをステータスでフィルタして「未対応だけ」「自分の担当だけ」を表示する専用ビューを用意。かんばんビューで「新規→対応中→完了」をドラッグで動かせるようにすると、対応状況がひと目で分かり、二重対応も防げます。件数の推移はダッシュボードで可視化します。

ここで最も重要なのはステップ1の項目設計とステップ2の「担当・ステータス」列です。「あとで何を自動で振り分け、どの状態を管理したいか」から逆算して項目を決めないと、いくらフォームで集めても捌けるデータになりません。逆に言えば、ここさえ押さえれば残りは Lark の標準機能でほぼ自動化できます。設計に迷う場合は、実際の受付導線を見ながら一緒に項目を固めるのが確実です。

公式で確認できるフォームの回答設定・共有・通知

結論として、Lark フォームには「送信回数の制限」「ログイン要否」「回答の編集許可」「新着通知」「定期リマインド」といった、受付運用に直結する設定が標準で用意されています。すべて公式ヘルプに記載された仕様です(Baseフォームビュー、2026年9月15日確認)。

• 送信回数の制限 — 「合計1回のみ」「1日1回」「1週間1回」「1か月1回」から選べます(基準は Base ファイルのタイムゾーン)。アンケートや応募のように重複回答を防ぎたい受付に有効です。
• ログイン要否 — 「回答にはログインが必要」をオンにすると Lark アカウントでのログインが必須になり、回答者のIDを識別できます(社内申請やイベント登録向け)。社外の問い合わせはオフにして、誰でも送れるようにします。
• 回答の編集を許可 — 回答者が送信後に自分の回答を確認・編集できるかを選べます(他人の回答は見られません)。
• 新着通知と定期リマインド — 「新しい回答が送信されたときに通知」で担当へ即時通知、「定期的にリマインド通知」で日時・頻度・受信者を指定した定期配信ができます。通知先は最大20グループチャット+200メンバーまで指定できます。
• フォームの共有範囲 — 共有を有効にするとリンクが生成され、「招待されたユーザーのみ入力可能」など入力できる範囲を設定できます。社内限定の申請と社外公開の問い合わせを、範囲設定で使い分けられます。

この設定群を押さえておくと、「社外問い合わせは誰でも送れて即通知」「社内申請はログイン必須で本人記録」「アンケートは1人1回」といった具合に、用途ごとに最適な受付を1つのツールで作り分けられます。フォームで集めた後の分析は、Base のダッシュボードで件数・種別割合・滞留状況をそのまま可視化できます。

社内申請(備品・経費前相談・稟議前)への応用

結論として、Lark フォームは社外の問い合わせだけでなく、社内の各種申請の受付にもそのまま使えます。口頭・紙・個人DMで来ていた依頼を、フォーム1本に集約して記録・可視化できます。

たとえば「備品購入依頼」「経費の事前相談」「稟議前の相談」「情報システムへの問い合わせ」などは、それぞれ専用フォームを作り、ログイン必須にして申請者を自動記録します。オートメーションで担当部署へ自動通知し、ステータス(受付→確認中→承認/却下)で進捗を管理すれば、「言った・言わない」も「誰が止めているか分からない」も解消します。なお、押印を伴う正式な稟議・承認フローが必要な場合は、Lark の承認(Approval)機能と組み合わせるのが本筋です。フォームは「気軽な受付・相談の入口」、承認は「正式な決裁」と役割を分けると、現場が使いやすくなります。

他ツールとの違いも押さえておきましょう。専用の問い合わせSaaSや kintone のような業務改善プラットフォームでも同様のことは可能ですが、Lark はチャット・会議・メール・ドキュメント・承認と同じアプリの中にフォームと業務DB(Base)があるのが最大の差です。受付の通知が普段使いのチャットに届き、そのまま担当者間の相談・意思決定まで一気通貫でつながります。ツール間の連携や二重ログインで受付が分断されません。kintone との具体的な比較は Lark vs kintone 中小企業向け比較、Microsoft Teams との比較は Lark vs Microsoft Teams 比較 をご覧ください。

料金 — 何名まで無料で回せるか

結論として、20名以下なら無料のStarterプランで問い合わせ受付Baseを回せます。21名以上になる、または受付件数が増えて本格運用する段階では Pro(1人月額1,420円・税抜・年払い)が現実的な選択肢です。

出典: Lark公式料金プラン(Starter 0円・20名/Pro 1,420円・税抜・年払い/Enterpriseは公開価格なし・お問い合わせ)。すべて2026年9月15日確認。表示価格は税抜。仕様・料金は改定される場合があります。

問い合わせ運用でとくに見るべきは、「行数」と「オートメーション実行回数」の2つです。受付は1件ごとに1行が増え、通知や自動割当も1件ごとに走るため、この2指標が実運用の上限になります。無料のStarterでも2,000行・月1,000回のオートメーションまで使えるので、1窓口のスモールスタートなら0円で十分試せます。複数窓口を全社展開し受付件数が増えるなら、行数2万行・オートメーション5万回のProが安心です。そして重要なのは、Pro の1,420円にはフォーム・Baseだけでなく、チャット・最大500名のビデオ会議・メール・ドキュメント・承認・AIまで全部が含まれる点。問い合わせ管理のためだけに専用SaaSを別途契約するより(kintoneスタンダードは1人月1,800円・税抜)、総額を抑えつつ全社の情報基盤ごと手に入るのが Lark の強みです。料金の全体像は Lark 料金プラン完全ガイド2026 にまとめています。

導入5ステップ + 当社事例(240時間→24時間)

結論として、問い合わせ受付Baseの立ち上げは「無料で始める→1窓口で試作→自動割当・通知を追加→対応ビューを整える→社内申請・他窓口へ展開」の5ステップで、小さく始めて広げるのが失敗しないコツです。

1. 無料のStarterで始める — 20名以下ならまず無料で。受付テーブルとフォームを1つ作り、代表問い合わせを流してみる。
2. 1窓口で試作し、項目を磨く — 実際に1〜2週間回して、「振り分けに使わない項目」を削り、「必要な種別」を足す。
3. 自動割当と通知を1本入れる — まず「新着を担当チャットへ通知」から。受付漏れが消える効果はすぐ実感できる。
4. 対応ビューで二重対応をやめる — ステータス管理と「未対応だけ」ビューを整え、誰が何を対応中か全員に見えるようにする。
5. 社内申請・他窓口へ広げる — 備品・経費前相談などの社内フォームを追加し、全社の受付を Lark に集約する。

ここで重要なのは、最初から全窓口・全項目を狙わないことです。当社の自社EC事業でも、いきなり全部を自動化したわけではありません。まず「あちこちから来ていた問い合わせ・依頼」をフォーム受付+Base蓄積+チャット通知に載せ替え、対応状況をステータスで見える化した結果、確認・転記・振り分けで溶けていた月240時間を月24時間(90%削減)まで圧縮できました。受付の一元化は、成果が目に見えやすい最初の一歩です。当社の Lark Base 構築支援は Lark Base 業務システム構築サービス、導入全般の支援は Lark導入支援サービス にまとめています。

よくある質問(FAQ)

本サイトは アウフヘーベンジャパン株式会社 が運営しています。Lark は ByteDance Ltd. の登録商標です。当社は Lark の導入を支援する独立した第三者コンサルティング事業者であり、ByteDance 社の公式機関ではありません。kintone はサイボウズ株式会社の登録商標です。Microsoft Teams は Microsoft Corporation の商標または登録商標です。本記事の料金・仕様は2026年9月15日時点の各社公式情報に基づく参考値であり、最新の正確な情報は各社公式ページをご確認ください。